“Sanal Etkinlik”​ ama nasıl?

Pandemi ile birlikte “etkinlik” sektörü kafa üzeri çakılıp üstelik sevgili dostum Alper Sesli’nin de dediği gibi “yasaklı” bir sektör olunca doğal olarak gerek ajanslar gerekse rekmalveren/markalar “Sanal Etkinlik”lere yönelmek zorunda kaldılar. (Gerçi evde oturan herkes sıkıntıdan sanal etkinlik/söyleşi düzenleyip konuk gidip konuk ağırlıyor ya neyse)

“Sanal Fuar” fikri ilk kez Nisan 1993 tarihinde New York’ta Waldorf Astoria otelinde “Onstream Media” olarak da bilinen “Visual Data” şirketinden Alan Saperstein ve Randy Selman tarafından “Convention View” adlı bir başlıkla yatırımcılara sunuldu. Şirket fuar katılımcılarını videoya çekiyor ve daha sonra HTML yerleşim planlarına eklemlendiriyordu. 2000’lerin sonundaki global ekonomik kriz ve durgunlukla birlikte sanal etkinliklerin popülaritesi daha da arttı. Kuşkusuz bunda teknolojik gelişmelerin de payı büyüktü. Bu yıllarda hibrit etkinlikleri daha çok görmeye başladık. Klasik fiziksel etkinliklerin içine aplike edilen ve paralel yürütülen sanal uygulamalardı daha çok. Hibrit etkinlikler hem teknoloji kullanımayla etkinliği daha çekici, çağdaş, vizyoner gösteriyordu hem de düşük maliyetlerle daha çok katılımcıya ulaşılmasını sağlıyordu. Seyahat gereksinimi, saat farklarını ortadan kaldırması, karbon ayak izini azaltması gibi özelliklerini de unutmamak gerekiyor.  Hibrit ve bu yazının konusu olan sanal etkinliklerin fiziksel etkinliklere göre bir çok avantajı var. Ölçülebilirlik, etkileşim, maliyet, yüksek katılım sağlama, arşiv oluşturma, tekrar tekrar kullanılabilme gibi.

Ancak her platformun, her etkinliğin kendi doğası ve bir işleyiş biçimi var. Pandemiye hazırlıksız yakalanın iletişim ve pazarlama sektörünün fizisksel olarak kurguladığı ve/veya fiziksel olarak düşündüğü etkinlikleri internet üzerinde (mecbur kaldığı için) yapması sanal etkinlik olmuyor. Sektörün zaman içerisinde teknoloji ile olan ilişkisinde tekrarladığı hataları burada da görmeye başladık. Tıpkı ilk çıktığı yıllarda web sitelerini tanıtım broşürü olarak düşünmek ve algılamak, kitabı pdf yapınca e-kitap zannetmek, sosyal medyayı bir reklam mecrası sanmak ve etkileşimi göz ardı etmek, tiyatroların video kayıtlarını açmalarının sanal tiyatro sanılması gibi…

Sanal bir etkinlik düzenlemek için stratejiyi, kurguyu dijital platformu düşünerek yapmak gerekiyor. Dijitalin, teknolojinin dinamiklerini, olanaklarını, fiziksel dünyadaki tüketicinin dijitaldeki farklı alışkanlıklarını, beklentilerini göz ardı etmemek gerekiyor. A markası “online konser” duyurusu yaptığında aklıma hemen şu soru geliyor; konseri verecek olan sanatçının internette, youtube’da izleyebileceğim onlarca konseri var. Ekran karşısına geçip edilgen bir şekilde seyredeceksem youtube’da yer alan konserini izlemekten ne farkı var? Canlı olması tüketiciye ne sağlıyor? Fizikselde işleyen yapı burada işlemiyor. Ya da B markası “tanınmış” iki kişiyi karşı karşıya oturtup konuşturacaksa ve bunu “online” etkinlik diye yutturmaya kalkacaksa yine aynı soruyu sormak gerekiyor; radyoda, televizyonda yıllardır zaten yapılan şeyin üstelik benzerler içeriklerin milyon tanesi internette duruyorsa ne farkı var? Ne gereği var? Sadece sohbeti yapan iki kişinin ekrana bakıp soru soran kişilerin isimlerini okumaları ve cevap vermeleri ise radyo programları bunu zaten uzun zamandır yapıyor.

Sanal etkinlikler ile fiziksel etkinliklerin ruhu farklıdır, fiziksel bir etkinliğe katılan biri için etkinliğin tamamı bir sosyalleşme alanıdır etkinlikten bağımsız. Hareket eder, yer, içer, sohbet eder, etkinlik sırasında sadece edilgen bir dinleyici bile olsa fark etmez ancak sanal etkinliklerde internet, sosyal medyanın etkisi ile katılımcı etkin olmak ister, katılımcı, etkinliğin bir parçası olmak ister, sadece izleyici olacaksa onu zaten dijitaldeki bir çok platformda kendi kendine yapıyor, etkinliğin bir anlamı kalmıyor.

Sanal etkinlik düzenleyecek olanların “BarCamp” ve onun doğuşuna etki eden “FooCamp” etkinlik fikirlerinden öğreneceği çok şey var. İlk “FooCamp” Ekim 2003 tarihinde yayıncı Tim O’Reilly (O’Reilly Media) tarafından yıllık bir “hacker” etkinliği olarak planlandı ve 200 civarında katılımcı ile düzenlendi. Konferansların “wiki”si olarak tanımlanan “FooCamp” program etkinliğinin katılımcılar tarafından belirlendiği, beyaz bir tahtaya post-it’lerle program oluşturulduğu bir yapıya sahipti. (Foo Camp ismi aslında Tim O’Reilly ile “O’Reilly Media’nın kurumsal iletişim başkan yardımcısı Sara Winge arasındaki bir şakadan gelmektedir. Sara’nın Tim’in konferanslarında dostları için bir “Foo Bar/Fu Bar” işletmek fikri/şakası zaman içinde Tim’in yeni binasındaki çok sayıda kullanılmayan ofisi beyin fırtınasına çevirmesine olanak verdi.

“Foo Camp” konseptinden hareketle halka açık olarak oluşturulan ve “Foo Camp”e esprili bir gnderme olan “BarCamp”lerin ilki ise 19-25 Ağustos 2005 tarihleri arasında Kaliforniya’daki Palo Alto’da “Socialtext”in ofislerinde yine yaklaşık 200 katılımcıyla gerçekleşti. O günden günümüze dek dünyanın dört bir yanında 350’den fazla şehirde gerçekleştirildi ve “EdCamp, IndieWebCamp, WordCamp, Crisis Camps, SkeptiCamp gibi konferans modellerine örnek oldu.

Gerek “FooCamp” gerekse “BarCamp” modelleri “Unconferance” adı verilen, klasik konferansların ortodoks yapısını kırmaya çalışan ve aslında internetin ve internet kullanıcılarının doğasına uygun, katılımcı, daha özgür, bilgi ağırlıklı, katılımcının tutkusuna ve sorumluluğuna dayalı yapılardır. Günümüzde artık “BarCamp”lar ağırlıklı olarak web üzerinden ve/veya hibrid şekillerde düzenleniyor. Kuralları gevşek gibi görünse de aslında “BarCamp”ların otokontrol ve bilginin özgür olması, bilginin paylaşılması esasına dayalı kendine has kuralları vardır. Katılımcıların tüm içeriği bloglar, sosyal medya hesapları gibi alanlarda paylaşmaları teşvik edilir. Standart konferansların bilgiyi kapalı tutan sistemlerine karşı bir duruş sergilerler. Bir çok yeni ve farklı stil toplantı biçimlerini bu etkinliklerde görmek mümkün; Birds of a feather, Dotmocracy, Fishbowl, Ignite, Knowledge Café,, Lightning talks , Open Space Technology, PechaKucha, Speed Geeking, World Café gibi. Bu konferanslar siyasetten uzak olsa da 90’lı yıllarda Avrupa’daki “hacker”ların anarşizm ve otonomizme yakın “geçici otonom bölgeler” adı verilen işgal evlerindeki etkinliklerinden izler taşır. (Meraklısı Café Philosophique, Hackathon, Knowledge Cafe, StixCamp, SuperHappyDevHouse, Sweden Social Web Camp, TeachMeet, Tribe, DataMeet gibi örneklere de bakabilir)

Kısaca söylemek istediğim, fiziksel etkinliklerin formatı bire-bir sanal ortama taşındığında etkili olmuyor, çünkü sanal ortamın ayrı kuralları, ayrı bir iletişim biçimi, ayrı bir dili var. Bu ayrım göz ardı edildiğinde doğal olarak etkinlikler başarısız oluyor. Sanal etkinlikler hedef kitlesinin internet ortamındaki davranış biçimlerini/alışkanlıklarını gözeterek planlanmalı. Mümkün olduğunca katılımcının edilgen değil, etkin bir katılımcı olacağı, etkileşimli formatlar düşünülerek sanal ortama göre projelendirilmeli.

Bir çok ülke etkinliklerin daha uzun bir süre yapılamayacağı, kısıtlamaların süreceği görüşündeyken etkinlik organizatörlerinin kısa/orta ve uzun vadede sanal etkinliklere ve geçiş döneminde hibrit etkinliklere yönelmesinde fayda var. Süreç yoluna girmeye başladığında fiziksel etkinliklere katılmaya istekli olanlar ile sanalda kalmak isteyenler olacak yani melez bir izleyici/katılımcı kitlesiyle karşı karşıya kalacağız. Düzenlenecek olan etkinlikler geçmişteki katılımcı sayılarına ulaşamayacağı için bu boşluğu sanal katılımcılar ile doldurmak gerekecek.

Çin ve Almanya ticari fuarları gerçekleştirmek için düğmeye basmış olsa bile ne kadar katılımcının geleceği hala meçhul. Başlayacak olan etkinliklere normalleşme çabasıyla, inat dürtüsü, aymazlık gibi bir çok sebeple mutlaka belli bir sayıda katılımcı olacaktır (Bknz. AVM’lerin önündeki kuyruklar) Ancak etkinlikler düzenlenebilse bile ciddi lojistik problemler, alınacak güvenlik önlemlerinin ekstra getireceği maliyetler, sigorta ve yasal riskler, katılımcıları ikna edebilmek, sponsor ve konuşmacıların, markaların etkinliğin güvenliği olduğuna ikna etmek, ulaşım zorlukları ve maliyetleri gibi bir çok yeni zorluk karşımızda olacak.

Gerek hibrit gerekse sanal etkinlikler için ortodoks alışkanlıkları ve düşünceleri bir an önce bırakarak yeni iş modelleri, yeni projelendirme biçimleri üzerine düşünmek ve buna uygun sanal platformları araştırmak, mevcutları geliştirmek için şimdi tam zamanı.

Leave a Reply