Hadi konkur açalım…

Etkinlik ajansları ve iletişimin diğer kanadında kalan ajanslar (Reklam, PR, Dijital, Sosyal Medya vb.) arasındaki en büyük farklardan bir tanesi konkur işi sanırım. Reklamveren/Markalar genelde iletişim konusunda çalışacakları ajansları konkura çağırırken minimum bir yıl boyunca birlikte çalışma taahhüdü verir ve ona göre sözleşme yaparlarken nedendir bilinmez iş etkinlik ajanslarına gelince ufak büyük fark etmeden her proje için konkur açılır. Oysa tıpkı diğer ajanslar gibi uzun soluklu bir çalışma etkinlik ajansının da sektörü, markayı, rakipleri vb. bilerek daha doğru stratejilerle doğru iş üretmesine olanak sağlayacaktır.

Hadi bunu geçtik, madem her işe konkur açacaksın o zaman konkur sürecinin doğru ve etik yönetilmesi gerekiyor. Konuyla ilgili Ne verdin ki? Ne istiyorsun?”  başlıklı kısa bir yazı yazmıştım orada kaldığımız yerden devam edelim.

Bir konkur için reklamveren/markanın üzerine düşen bir takım ciddi görevler var. Konkura seçilecek ajansların hangi kriterlere göre seçileceği, hangi kriterlere göre değerlendirme yapılacağı, doğru bir “brief” hazıramak gibi. Ajanslar sizin için büyük bir emek verecekler, iyi iş çıkarmaları için siz de biraz emek verin. Maalesef eşten dosttan duyduğumuz bir kaç ajansı çağırır, kendimizi sözlü olarak anlatırız sonra iş bekleriz demekle olmuyor. Eğer yapamayacaksanız bu konuda danışmanlık almanız her zaman söz konusu.

Öncelikle etkinlik ajansı için doğru bir “brief” hazırlamak gerekiyor, reklam ajansı konkuru için hazırlanmış “brief”in etkinlik ajansına gönderilmesi yeterli değil. Gerçi onun da ne kadar yeterli olduğu tartışma konusu.

Doğru bir konkur “brief”inde olması gerekenlerin başında şunlar geliyor;

  • Firma/Holding hakkında detaylı bir bilgi (Şaşıracaksınız ama etkinlik ajansları onları okuyor)
  • Marka/Ürün hakkında detaylı bilgiler.Ürünün vaadi,konumlandırması, farklılık noktaları, avantajları, dezavantajları vb.(Etkinlik ajansından beklemeyin, strateji/marka danışmanınız değiller)
  • Mümkünse konkura katılacak her ajansa ilgili ürünlerden örneklerin gönerilmesi (pahalı ürünlerse geri almak üzere tutanakla geçici olarak teslim edebilirsiniz, otomobil gibi ürünlerse konkura katılan ajansların yerinde incelemesi için bir veya birkaç bayiyi adres gösterebilirsiniz.)
  • Rakipler hakkında detaylı bilgi (Etkinlik ajansının görevi değil bunları bulmak)
  • Marka/Ürün için bugüne kadar yaptığınız çalışlarını anlatan detaylı bir doküman. (Etkinlik ve saha işleri reklam işleri gibi medya takibiyle bulunamadığı için ajansın bunları bilmesini/bulmasını beklemek insafsızlık)
  • Hedefleriniz, amaçlarınız. Ne bekliyorsunuz, nasıl bir ölçümleme yapacaksınız. Nereye ulaşmak istiyorsunuz gibi sayısal veriler.(biraz zahmet olacak ama…)
  • İşin zamanlaması.(Etkinliği ne zaman gerçekleştirmeyi düşünüyorsunuz…)
  • Marka/ürün pazar payınız, rakiplerin pazar payları elinizde varsa bugüne kadar yaptırmış olduğunuz araştırmalar, pazar hakkında bilgiler.(Alt tarafı etkinlik düzenleyeceğiz ne gerek var diye düşünüyorsanız zaten bir etkinlik düzenlemekten şu aşamada vaz geçin)
  • Hedef kitleniz hakkında detaylı bilgi. (Herkes demek yeterli bir bilgilendirme değil)
  • Ürün/marka ile ilgili reklam stratejileriniz, kampanyalarınız, söylemleriniz, sloganlarınız hakkında detaylı bilgi.(Bütünsellik açısından çok önemli, iletişimin aynı tonda devam etmesi için)
  • Kurumsal Kimlik kitapçığınız/kılavuzunuzun bir örneği.(Etkinliklere kurumsal kimliğinizin taşınması için gerekli)
  • Bu iş için ayırmış olduğunuz bütçe (Ajansın yaratıcılığı, strateji geliştirmesi, projelendirilmesi için gerekli ve önemli, sonrasında çok güzel proje ama bütçemiz yok dememeniz için)
  • Eğer varsa genel çalışma koşullarınız, ajans hizmet bedeli, ödeme vadeleri gibi bilgileri içeren bir metin. (Şartlarınız uygun gelmeyecekse, anlaşamayacaksanız baştan söyleyin ajansların ve kendi zamanınızı boşuna harcamayın)
  • Konkur seçim kriterleriniz. Neye ya da nelere göre karar vereceksiniz? (Bunu önceden bilmek konkura katılan ajansların da hakkı)
  • Şirketinizde konkur sürecini hangi ekip yönetecek, yetkili mi? Karar verici mi olduğunun bilgisi.
  • Konkura hangi ajansları çağırdığınızın bir listesi.(Etik olarak konkura katılan ajansların rakiplerinin kimler olduğunu bilmek en doğal hakkı)
  • Ajansa çalışması ve sunum yapması için gerekli bir zaman aralığının belirtilmesi.(Bugün brief verdik haftaya sunum yaparsınız artık demekle olmuyor)
  • Gerektiği hallerde bir gizlilik sözleşmesi.
  • Konkura katılan ve kazanamayan ajansların çalışmalarını kullanmayacağınızı, diğer ajanslarla paylaşmayacağınızı belirten bir taahhütname.( Çok şık ve güven verici bir yaklaşım)

Ayrıca;

  • Tüm ajanslara eşit süre ve eşit bilgi vermeye dikkat edin, rekabet üstünlüğüne izin vermeyin.
  • Konkura katılan ajansların sunumlarını mümkünse art arda kısa sürede dinleyin, araya vakit girdiğinde işler, sunumlar unutulabilir, son sunum yapan ajans avantajlı konuma geçer.
  • Konkur sonrası en geç bir hafta içerisinde ajanslara olumlu/olumsuz dönüş yapmaya gayret gösterin.
  • Konkura çağırdığınız ajanslara sembolik de olsa bir katılım ücreti belirleyin ve konkur sürecinde bunu deklare edin.
  • Tüm etkinlik ajanslarını konkura çağırmaya yeltenmeyin hem sizin vaktinize hem ajansların vaktine yazık. Üstelik sizi ciddiyetsiz, amatör, ne istediğini bilmeyen bir reklamveren/marka olarak görünmenizi sağlıyor. Ön görüşmeleri yaptığınız etkinlik ajanslarından üç tanesini konkura çağırmanız yeterlidir.
  • Ajansları dinlemek için ofisinize çağırmak yerine onların ofisine gidin, ajansı görün, ekiple tanışın.

Bunları zaten biliyor musunuz? Bildiğinizi biliyoruz peki niye uygulamıyorsunuz?

Biraz yorucu, zahmetli gözüküyor değil mi? O zaman başta söylediğimizi yeniden tekrar etmekte fayda var; “Ne verdin ki ne istiyorsun?”

Leave a Reply