Ulvi Yaman
Etkinlik Yönetimi ve Pazarlaması Danışmanlığı

Etkinlik Yönetimi ve Protokol Kuralları

Gerek bugüne dek kendi gerçekleştirdiğimiz organizasyonlarda gerekse katılmak durumunda kaldığım organizasyonlarda, özellikle devlet protokolü konusunda bu sektörde çalışanların bilgi konusunda oldukça eksik olduğunu gözlemlemek zorunda kaldım. Her ne kadar, devlet ile ilgili yapılan her türlü organizasyondu bu protokol kuralları, yetkili devlet görevlileri tarafından dikkatle dikte edilse de bilmekte fayda var.

Öncelikle, Başkent için Protokol Sıralaması ve Listesi’ne buradan ulaşabilirsiniz.

İl ve ilçeler ise Protokol Sıralaması ve Listesi burada yer almaktadır.

Protokol kelimesi Fransızca “protocole” kelimesinden Türkçe’ye geçmiştir. İlk kez Fransa’da 1330′lu yıllarda kullanılmaya başlanan bu kelime Osmanlı’da Tanzimat’la beraber kullanılmaya başlanmıştır. Tören ve biçimsel kuralların bütününü kapsayan bu kelime, Osmanlı döneminde “Teşrifat” kelimesiyle formüle edilmiştir. Dahası, Osmanlı’da resmi alanda “Teşrifat” kelimesi kullanılırken; sosyal alanda “Âdâb-ı Muâşeret” kelimesi kullanılmıştır.

Diğer taraftan “protokol yalnızca devlet yaşamında, devlet adamları ve diplomatlar için geçerli değildir. Protokolün devlet ve diplomasi yaşamında önemli bir yeri olduğu gibi, kamusal yaşamda da önemli bir yeri vardır. Toplum yaşamında bütün toplantı ve törenler, davet ve ziyafetler, ziyaret ve görüşmeler, kılık-kıyafetler, resmi yazışmalar teşrifat/ protokol çerçevesinde yürütülür.”

Yine Osmanlı Devleti’nde “protokol kuralları ilk kez Fatih Sultan Mehmed tarafından Kanunname-i Âl-i Osman” da belirlenmiştir. Kanunî Sultan Süleyman tarafından da devlet büyüklerinin ünvanları, resmi kıyafetleri, devlet büyüklerine gösterilecek saygı kuralları, padişahın huzuruna kabul esasları  ve Harem’deki hiyerarşik unvanlar  ile törensel kurallar “Teşrifat Nizamnamesi/ Protokol Tüzüğü” olarak düzenlenmiş ve ilk defa sarayda Teşrîfat-ı Divan-ı Hümayun/Protokol Dairesi kurulmuştur. Öte yandan Fatih döneminden itibaren protokol kuralları “Teşrifat Dersi” olarak devlet yönetimi okulu olan Mekteb-i Enderun’da yüzyıllarca okutulmuştur. Tanzimat’tan sonra da protokol bakanlığı olarak “Teşrifat Nazırlığı” kurulmuş, Devletin protokol işlerinden Teşrifat Nazırı/Protokol Bakanı sorumlu olmuştur.

“Osmanlı devlet yönetiminde Fatih döneminden itibaren protokole büyük önem verilmiştir. Örneğin, Fatih döneminde yabancı elçilerin Padişahın elini öpmesi elçilere  izinli tanınan bir ayrıcalık olmuştur. Kanunî Sultan Süleyman döneminde de, sarayda düzenlenen kabul törenlerinde yabancı elçilerin getirdikleri armağanları sunmadan önce Sadrazam İbrahim Paşa’nın kaftanının eteğini öpmeleri protokol bakımından zorunlu tutulmuştur.

“16.yüzyılda İngiliz ve Fransız Kralları Osmanlı devlet protokolüne özenmişler; Osmanlı devlet protokolünü öğrenmek ve Osmanlı sarayında yetiştirilmek üzere kendi protokol görevlilerini İstanbul’a göndermişlerdir. Ayrıca, Avrupa devletleri Fatih döneminden itibaren İstanbul’da sürekli diplomatik temsilcilikler kurmuşlar;  Osmanlı devlet yönetimini ve devlet protokolünü yakından izlemeye ve öğrenmeye başlamışlardır. Nitekim, “Osmanlı Devleti nezdinde İstanbul’da ilk daimi diplomatik temsilcilik Fatih döneminde Venedik tarafından kurulmuş; 16.yüzyılın ortalarında Kanunî döneminde de Fransa ve İngiltere; daha sonra diğer Avrupa devletleri İstanbul’da büyükelçilik teşkilatı kurmuşlardır. Avrupa devletleri sonraki yıllarda da İstanbul dışında İzmir, Edirne, Trabzon, Erzurum, Adana ve Van illerinde başkonsolosluk teşkilatı kurmuşlardır. Ancak hiçbir Asya Devleti, Osmanlı Devleti nezdinde büyükelçilik ve başkonsolosluk teşkilatı kurmamıştır. Osmanlı  Devleti ise, Avrupa’da büyükelçilik teşkilatını ilk kez lll. Selim zamanında 1793′te Londra’da, 1796′da Paris’te ve 1797′de Viyana’da kurmuştur.”

Bu konuda detaylı bilgiyi Nihat Aytürk’ün, “Kamusal Yaşamda Protokol Kuralları” kitabında bulabilirsiniz. Türkiye’de kapsamlı ve derinlemesine yazılmış olan tek kitap olma özelliği taşıyor.

prokotol1

Kitabın Ana Başlıkları Şöyle;

Protokolün Anlam ve Önemi

Kurumlarda Protokol Birimleri ve Görevleri

Protokol İlkeleri

Protokol Türleri

Protokol Listeleri

Makam Protokolü

Ulusal ve Kurumsal Bayrak Protokolü

Resmi, Özel ve Sosyal Taşıt Protokolü

Toplantı ve Brifing protokolü

Tören protokolü:

  • Millî, Resmî, Mahallî ve Dinî Törenler
  • Karşılama ve Uğurlama Törenleri
  • Görev Devir-Teslim Törenleri
  • İmza Törenleri
  • Kutlama Törenler (Bayram, yılbaşı vb.)
  • Cenaze Törenleri
  • Kurumsal Törenler ve Törensel Etkinlikler (Temel Atma, Açılış, Anma, diploma vb.)
  • Törenlerde Oturma Düzenleri

Törenlerde Konuşma Yöntemleri

Protokol Yazıları

Resmî Yazışmalarda Protokol Kuralları

Ziyaret ve Konuk Protokolü

Davet ve Ziyafet Protokolü (Resepsiyon, Kokteyl ve Resmî Yemekler)

Giyim Protokolü)

Yönetsel Davranış Protokolü

Sosyal Davranış Protokolü

Nihat Aytürk, Protokol Yönetimi, Kamusal Yaşamda Protokol Kuralları,2007, 3. Baskı, Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayını, Ankara

Konu oldukça derin ve detaylı olsa da belli başlı önemli bazı noktaları burada gerek bu kitaptan gerekse internet üzerindeki bilgilerden toparlamaya çalıştım.

Kamusal alanda protokol kuralları; Makam Odası, Makam Arabası ve Resmi Araba, Toplantı ve Toplantı Odası, Tören ve Tören Alanı, Resmi Davet ve Ziyafetler de geçerlidir.

  • Yönetici yanında oturulurken, seviye ve kıdeme göre bir oturma düzeni kurulur. En üst olan, masaya en yakın ve yöneticiye en yakın olandır. Protokolde üst daima en sağdadır. Otururken veya yürürken bu kural bozulmaz üstün solunda durulur. Üst’ün önüne ve astın arkasına geçilmez.
  • Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğru yapılır. Yani en üst en son konuşur. Konuşma sırası buna göre belirlenir. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik, stratejik ve genel nitelikli konuşma yaparlar.Açılış Konuşmasını Ev Sahibi (Organizasyon Sahibi), kapanış konuşmasını Onur Konuğu yapar.
  • Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst daima burada oturur. Resmi aracı kullanan şoför değil de üst veya akran ise şoför mahalline geçilir.
  • Üst daima bina kapısında karşılanır ve uğurlanır. Eşit seviyedeki protokol iç kapıda karşılayabilir. Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.
  • Üst makama ziyarete geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturulmaz. Misafir koltuğuna geçilir ve karşısında oturulur. Daha üst makamlar makam koltuğuna buyur edilir.
  • Tanıştırmalarda, Küçük Büyüğe, Erkek Kadın, unvanıyla ve soyadıyla takdim edilir. Protokolde daima küçük büyüğe, kadın erkeğe, ast üste selam verir. Tokalaşmada üst el uzatmadan ast el uzatmaz. Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmaz, tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir. Tebrikatta tokalaşmaya en büyükten başlanır, el ve yanaktan öpme yapılmaz.
  • Protokolde düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır. Öndegelme ve öncegelme de rütbe ve kıdem esastır.
  • Protokolsüz sıralama Alfabetik olarak yapılır.
  • Ulusal Bayrak, Konuk, Üst ve Hanım sağda yer alır.
  • Karşılamada üstler başta, uğurlamada üstler sonda yer alır.
  • Yürüyüş ve oturma düzeninde 1 Numara olan üst orta merkezde yer alır ( Yani 5-3-1-2-4 şeklinde )
  • Konuşmacıları takdim sırasında, önce konuşmacının kurumunu ve/veya unvanını, varsa akademik titrini ya da rütbesini, sonra “sayın” sözcüğünü ekleyerek adını ve soyadını söyler. Örnek: Maliye Bakanı Sayın Kemal UNAKITAN, Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarı Prof.Dr.Sayın İsmail BİRCAN
  • Takdimde, ast konuşmacıları kürsüye davet ederken, “ ……davet ediyorum”; üst konuşmacıları ve onur konuklarını davet ederken “….teşriflerini arz ediyorum” demek uygundur.
  • Törenlere çağrılı olduğu halde katılamayanların telgraf ve mesajlarından yalnızca, törendeki onur konuğunun üstünde olanların mesajları, açılış konuşmasından sonra, program sunucusu tarafından okunur.
  • Onur konuğu ile eşdüzeyde olanlardan telgraf veya mesaj gönderenlerin sadece adı, soyadı ve/veya unvanları zikredilir.
  • Onur konuğunun altında olup telgraf veya mesaj gönderenlerin hepsine sadece teşekkür edilir.
  • Hitapta, törene katılan tüm konukların en üst’ten astlara doğru öndegelim sırasına göre zikredilir. Törenlerde en uygun hitap yöntemi, yalnızca törene katılan onur konuğu ile tüm konukları ve varsa basın mensuplarını zikretmektir.
  • Törenlerde, resepsiyonlarda ve resmi akşam yemeklerinde, gönderilen davetiyede belirtilen kıyafet giyilir. Sivil olarak resmi kıyafet hanımlarda gündüz tayyör, gece uzun etek tuvalet, erkeklerde bağcıklı siyah ayakkabı ve siyah çorap, koyu renk lacivert/siyah üç düğmeli ya da kruvaze takım elbise, manşetli beyaz gömlek ve kravattır.

Hanımlarda gündüz ve gece koyu renk takım kumaş pantolon-ceket yarı resmi kıyafettir.

Hanımlarda giyimde tek renk resmi, iki renk yarı resmi, üç renk sosyal olarak kabul edilir.

Erkeklerde giyimde takım giyim resmi, iki parça yarı resmi, kravatsız giyim spor olarak kabul edilir.

Erkeklerde uygun ve şık giyim daima üç renktir.

Resmi ve sosyal davetlerde eşlerin kıyafetlerinde tarz ve renkte uyumu şarttır.

Kıymetli takı daima tek takılır.

Ayakkabı, çorap, kemer, çanta ve kravatın uyumu şarttır.

  • Erkeklerde Kravat Kaliteli (ipek) olmalıdır, Gömlek veya ceket çizgili ise, kravat sade ve düz renk, gömlek ve ceket düz renk ise kravat desenli veya çizgili veya noktalı olmalıdır. Gömleğin yaka düğmesi iliklenmiş, kravatın boyunbağı gömlek yakasına ilişkin olmalıdır. Kravatın ucu kemer tokasını kapatmalıdır. Kravat gömlek ile ceketin renklerini taşımalı veya giyimde üçüncü renk olmalıdır. Takım elbisede kahverengi, bordo ayakkabı giyildiğinde kemer takıldığında kravat da aynı renk olmalıdır. Spor (renkli, kareli, yakası düğmeli, kalın dokulu) gömlek üzerine kravat takılmamalıdır. Gömlek veya ceket hafif çizgili olduğunda koyu ve kalın çizgili kravat takılmalıdır. Gömlek daima açık renk (beyaz, kemik rengi, açık mavi) olmalı, kravat kontrastı olmalıdır. Kravat temalı, figürlü, resimli olmamalıdır. Kravat takınca bağcıklı ayakkabı giyilmelidir. Kravat mendili resmi giyimde beyaz ipek veya kravatın renginde düz ipek olmalı ve üçgen biçimde yerleştirilmelidir. (Kravatın kendi mendili ise, yarı resmi giyimde ceketin mendil cebine dikdörtgen biçimde ve 1cm görünecek şekilde konmalıdır)
  • Konuk, davet veya kabul edilen, karşılanan, ağırlanan veya uğurlanan kişidir. Ziyaretçi ise görmeye veya görüşmeye gelen kişidir. Herkes denginin konuğudur. Üst konuk ve yabancı konuk daima onur konuğudur. Ast ziyaretçidir.
  • Konuğa verilen önem ve değer, karşılama, oturtulan yer, sunulan ikram, gösterilen ilgi ve uğurlama ile değerlendirilir.
  • İlk kez davet edilen veya kabul edilen bir konuk daima resmidir. Biçimsel ve törensel olarak karşılanır, ağırlanır ve uğurlanır.
  • Kamusal ve sosyal yaşamda ilk karşılama ile son uğurlama daima resmidir.
  • Daha önce bir ziyaret gerçekleşmiş ise, karşılamada karşılıklılık esastır. Kişi nasıl karşılanmış ise, konuğu da öyle karşılar.
  • Daha önce davet ve ziyaret gerçekleşmemiş ise, Kurum amiri kendisi davet ettiğinde, havaalanında veya bina önünde kendisi karşılar. Konuk randevu alıp kabul edildiğinde, havaalanında veya bina önünde yardımcısı karşılar. Özel olarak gelen konuk/ziyaretçi karşılanmaz, sekreterlik özel olarak ilgilenir. Uğurlamanın kuralını görüşmenin sonucu belirler.
  • Yabancı Konuklar, Devlet ve Hükümet Adamları, Yüksek Yargı Organlarının Başkanları, Komutanlar (General ve Amiraller), Makam Sahibi ve Yöneticiler, Tanınmış, ödül almış seçkin ve önemli şahsiyetler (Yazarlar, köşe yazarları, gazeteciler, sanatçılar, sporcular, bilim adamları, din adamları ve iş adamları) Onur Konuğu olarak, geldikleri ve araçtan indikleri yerde (havaalanında veya bina önünde karşılanır ve uğurlanırlar)
  • Ziyaretçi: Görmeye veya görüşmeye gelen her düzeydeki kişidir. Ziyaretçiler, üst ziyaretçiler makam kapısında, eş düzey ziyaretçiler makam ortasında, ast ziyaretçiler makam koltuğunda karşılanır.

Resmi Yemek Daveti

1.- Davetin resmi bir amacı olması

2.- Davetin yazılı olarak (davetiye ile) yapılması

3.- Davet giderinin kurum bütçesinden ödenmesi

4.- Resmi unvan ve makam sahibi kişilerin davet edilmesi

5.- Davetti onur konuğu veya yabancı konuk bulunması

6.- Davetli sayısının sekizden fazla olması

7.-Davetlilerin karşılanması

8.-Davetin akşam yemeği olarak düzenlenmesi

9.- Davette koyu renk kıyafet giyilmesi

10.-Masa ve oturma düzeninin protokole göre düzenlenmesi

11.- Masa üstünün güzel bir biçimde düzenlenmesi

12.- Yemek takımlarının kaliteli ve aynı takım olması

13.- İkram edilen yemek çeşidinin beş veya altı çeşit olmasını gerektirir.

  • Yabancı konuklara verilen ziyafetlerde ulusal nitelikte yemekler, özel davetlerde ise yöresel içerikli yemekler sunulur. Ziyafette onur konuğu içki almıyorsa konuklara da alkollü içki ikram edilmez. Ev sahibi alkollü içki almıyorsa konuk da almaz. Hafif yemekler (zeytinyağlı sebzeler, beyaz etler ve deniz ürünleri ) önce, ağızda tat bırakan yemekler (kırmızı sıcak etler) daha sonra servis edilir. Meyve tatlıdan sonra servis edilmelidir. Resmi yemeklerde tavuk ikram edilmez. Balık, Hindi, Kuzu veya Dana eti ikram edilir. Ziyafetlerde soğan, sarımsak, acı biber ve hardal sofraya getirilmez. Masaya kül tablası ve kürdan konulmaz.

İkram türü ve sırası olarak:

Antre; Ordövr, çorba veya zeytinyağlıdır. Davet içkisiz ise çorba verilir. İçkili ise ordövr veya zeytinyağlı verilir.

Arasıcak; Ordövrden veya zeytinyağlı yemekten sonra arasıcak verilir.

Esas Yemek; Balık veya Et, esas yemek daima sıcak ettir. Et sebze soteli ve tereyağlı bademli pilavlı olarak aynı tabakta sunulabilir.

Salata; Sıcak et yemeği ile birlikte verilir.

Tatlı ve/veya Meyve; Akşam yemeklerinde meyveden önce tatlı ikram edilir. Öğle yemeğinde yalnızca biri ikram edilir. Hamur tatlısı yerine meyveli veya dondurmalı tatlılar tercih edilir.

Kahve; Yemek masasında veya salonda kahve ikram edilir. ( İçkili yemekten sonra kahve ve likör ikram edilir)

Servis Takımı ve Düzeni

Soldan itibaren; Tereyağı/ekmek tabağı ve bıçağı veya salata tabağı

Antre(veya balık)çatalı, esas yemek çatalı, salata çatalı

Servis tabağı, tabak içinde peçete ve üstünde masa yer kartı (özel yemekte peçete tabağın sağında yer alır)

Esas yemek(et)bıçağı, balık bıçağı ve çorba kaşığı

Çorba kaşığı ucunda beyaz ve kırmızı şarap kadehleri, bunların sol ilerisinde ayaklı su bardağı

Servis tabağı önünde tatlı çatal veya kaşığı (resmi yemekte, tatlı veya meyve takımı ayrıca servis edilir.)

  • Oturarak yemekli davetlere LCV konmaz. Sadece resepsiyon ve kokteyllere konulur. Masa örtüsü beyaz olur. Her tabağın altında bir servis tabağı yer alır ve değişmez. Kullanılacak çatal ve bıçaklar ilkten sona doğru sıralanır. Ekmek ve salata tabağı sola konulur. Salata yerken bıçak kullanılmaz ve yumurta bıçakla kesilmez. Resmi yemeklerde şarap tattırılmaz. Şarap daha önceden açılmış ve tadılmış olmalıdır. Şarap doldurulurken markasının görünmesi şarttır. Kırmızı şarap yarıya kadar, beyaz şarap tam doldururulur. Konukların hepsinin ismi söylenerek kadeh kaldırılır ve ev sahibi yemeğe başlamadan başlanmaz ve kadeh kaldırmadan içki içilmez
  • Ulusal bayrak (Türk Bayrağı) makam odasında yöneticinin sağında, yönetim kurulu odasında başkanın sağında; kongre, konferans, toplantı ve törenlerde sahnede, kürsüde konuşmacının sağında; kurumsal bayraklar da solunda yer alır. Kurum binası önünde, binadan çıkana göre sağ direkte Türk bayrağı, sol direkte kurum bayrağı çekilir. Bina önünde üç direk varsa Türk bayrağı ortada; dört ve daha fazla direk varsa sağ başta yer alır.

Toplantıda katılımcılar daima unvanlarına veya temsil ettiklerin kurumlarının protokoldeki yerine uygun olarak otururlar. Toplantılarda kullanılan U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa tiplerinin farklı anlamları, önemleri ve etkileri vardır. Zira, görüş alışverişi ve katılım sağlamak için YUVARLAK MASA; kısa ve öz toplantı ve görüşme yapmak için KARE MASA; otorite altında bir toplantı yapmak için DİKDÖRTGEN veya  U MASA, demokratik katılım sağlamak için KÖŞEGEN veya HİLAL MASA tercih edilir. Kare ve yuvarlak masa toplantı düzenleri eşit düzeydeki kişilerin yaptıkları toplantılar için uygundur. İki taraflı toplantılar için dikdörtgen masalar; tek taraflı toplantılar için U masalar; katılımcı-demokratik toplantılar için köşegen veya hilal masa düzeni tercih edilmelidir. İki taraflı toplantılarda yöneticiler daima dikdörtgen masanın orta merkezinde, kendi astları da sağında ve solunda yer almalıdır.

Untitled-1

Untitled-2

Untitled-3

KSMT: Koruma, Sekreter (Özel Kalem), Mihmandar, Tercüman

Makam sahibi ve/veya 1 numara araçta yoksa bile sağ arka boş bırakılır.

Untitled-4

Untitled-5

Untitled-6

Untitled-7

Untitled-8

Untitled-9