Etkinlik Yönetimi, Teknoloji ve Sosyal Medya…

Showmappr, DoeCaster, CrowdVision, MemoryMeld, PicWithUs, SharyPic, SliDo, ZkipSter, TagSeats, Eventespresso, MoreConference, CrowdMics, CatchBox…,

Daha yüzlercesini saymak mümkün…

Ne mi bunlar?

Etkinlik Yönetimi ve Pazarlamasına yönelik, aplikasyonlar, araçlar ve cihazlardan bir kaçının ismi?

Peki biraz daha başa dönelim ve başka bir soruyla başlayalım; Türkiye’de kaç etkinlik ve doğrudan pazarlama ajansı kendi bünyesinde etkinliklerin tanıtım, pazarlama, duyurum, etkinlik öncesi, etkinlik içinde ve sonrasında paylaşımlar için teknoloji ve sosyal medyayla iç içe, sosyal medya tecrübesi olan eleman istihdam ediyor veya böyle bir departmanı var?

Haklısınız niye olsun ki?

Facebook’ta bir etkinlik açarsın, olmadı bir grup, twitterda da etkinliğe doğru birkaç twit, etkinlik sırasında bir iki foto ve twit, ardından bir teşekkür twiti, fazlasına gerek var mı?

Teknoloji, sosyal medya ve internet ile Etkinlik Yönetimi sektörü arasındaki ilişkiyi üç ana başlık halinde toplamak mümkün.

Birincisi, düzenlenen her etkinlikte “fark” yaratmaya çalışan ajanslar açısından internette kısa bir araştırma yaptığınızda kullanabileceğiniz “gadget”lardan, katılımcıların hayatını kolaylaştıracak, etkinliklerle ilgili paylaşımda bulunabilecekleri yüzlerce araç bulmak mümkün. HP’nin kameralı ve yayın yapan büyük topundan, konuşmacıların birbirlerine atarak hem eğlenecekleri hem de mikrofonun elden elde uzatılması derdine son veren mikrofon toptan, akıllı telefonlarını mikrofon, keypad olarak kullanabilecekleri aplikasyonlara varıncaya dek.

İkincisi, etkinliğin organizasyonundan oturma düzenine, yapılacaklar listesinden, iç iletişime etkinliklerin organizasyonları için, akıllı telefon üzerinden tüm programlamayı yapabileceğiniz, davetli listesi oluşturarak lcv.leri alabileceğiniz ve hayatı oldukça kolaylaştıran programlar, aplikasyonlar…

Üçüncü ve bence en önemlisi ise, katılımcıların etkinlik sırasında sosyal medya ağlarından foto, bilgi vb. paylaşmalarını kolaylaştıran uygulamalar…

Etkinlik ve Organizasyonlar diğer mass iletişim kanallarıyla karşılaştırıldığında, kişi başına düşen yatırım ve birim maliyet olarak hesapladığınızda hala oldukça pahalı bir mecra.  En küçük çaplı bir basın toplantısı organizasyonundan, konferans ve panellere, bayi teşkilatına yapılan lansmanlardan büyük çaplı etkinliklere dek etkinlik bütçesini katılımcı sayısına böldüğünüzde bunu görmek mümkün. Doğru bir sosyal medya kullanımı, hatta katılımcıların etkinlik sırasında sosyal medyayı ve kendi ağlarını aktif olarak kullanmalarını teşvik etmek, bunun için uygun zemini hazırlamak,  günün sonunda eriştiğiniz kişi sayısıyla bu maliyetleri oldukça aşağıya çekme potansiyeline sahip.

Peki, sorularla başladık sorularla devam edelim…

Bir etkinliğin tanıtımı, etkinlik sırasındaki sosyal medya iletişimi etkinlik firmasının işi midir? Yoksa ajansın veya sosyal medya ajansının mı?

Müşteri, reklam ajansı, PR şirketi ve şimdilerde sosyal medya ajansı denkleminde, etkinliğin iletişimi, görsel tasarımı,medya planlaması, basılı malzemelerinin tasarım ve üretimleri vb. etkinlik ajansının görevi olmasa bile, özellikle sosyal medya yönetiminin proje ve etkinlik bağlamında etkinlik ajansları tarafından yapılması taraftarıyım. Tabii ki, etkinlik ajansının böyle bir alt yapısı ve vizyonu varsa.

Neden mi?

Birincisi sosyal medya paylaşımlarının temelini oluşturan, yazılı veya görsel içeriğin proje ve etkinlik bağlamında en iyi etkinlik ajanslarının bilgisi dahilinde oluşturulabileceğini düşünüyorum. Sosyal Medyanın çarpan etkisi üretilen içeriğe bağlı. Söz konusu eğer bir etkinlikse katılımcıların deneyimlerini paylaşması, yani katılımcı odaklı paylaşımların ağırlıklı olması gerekmekte. Yani özetle etkinlik öncesi içerik üretimi için bilgi ve birikime etkinlik ajansları sahip, etkinlik sırasında ise katılımcılarla birebir iletişim kuran, onların paylaşımlarını kolaylaştırabilmek için zemin hazırlayan yine etkinlik şirketleri.

Laf aramızda hala bir etkinlik için hedef kitle, katılımcı, davetli düşünülürken neden sosyal medya takipçisi çok olan, paylaşımları değerli potansiyel hedef kitleye yönelik ve onlara özel etkinliklerin planlanmadığını merak ediyorum.

Özellikle son kullanıcıya yönelik yeri ürün lansmanlarında basın, bayiler ve “celebrity”lerin yanı sıra, sosyal medyada aktif olanlar neden farklı  bir kategori olarak ayrı iletişimi hala hak etmediği düşü?  Yalnızca aktif sosyal medya kullanıcıları mı? Blog yazarları, internet dergi ve gazeteleri, platformları?

Biz bizeyiz, nedenini açıkça ortaya koyalım. Oldukça yeni bu mecrayı ne müşterilerimiz iyi biliyor, ne de biz. Bilmediğimiz bir alanda proje üretemiyoruz, yeterli insan kaynağına sahip değiliz, bildiğimiz kadarı ise müşteriyi ikna etmeye yetmiyor. Üstelik bu kadar etkili olabilecek bir iletişimi nasıl bütçelendirebileceğimiz ise ayrı bir soru işareti.

Hayat artık orada akıyor ve geç kalıyoruz…

Meraklısı için not;

DirectSide yazarlarından Julius Solaris tarafından organize edilerek hazırlanan ve geçtiğimiz günlerde yayınlanan ve ücretsiz e-kitap olarak indirebileceğiniz “Social Media for Events” oldukça iyi bir kaynak. Buradan indirebilirsiniz. Keyifli okumalar..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bir Cevap Yazın